1. Excel postačí, můžete psát i ručně třeba v linkovaném sešitě, nebo na kusy papíru. Stačí uvést kdy, kam a proč jste jela a jak to bylo daleko. Na první, nebo poslední stranu si zapište zbývající údaje: typ vozidla, RZ, (průměrná spotřeba podle TP není povinná, ale doporučuji), stav počítadla ujetých km k prvnímu a poslednímu dni období, ve kterém jste vozidlo používala k podnikání.
2. Uvádíte pouze pracovní cesty, stav tachometru zjišťujete jen dvakrát do roka.
3. Benzín ve skutečné výši lze uplatňovat pouze u vozidla, které jste vložila do obchodního majetku. V případě používání soukromého vozidla pro pracovní účely se uplatňují NÁHRADY. Jednak základní náhrada 4,10 Kč za každý ujetý km (pozor - platí pro rok 2008, od 1.1.2009 je sazba základní náhrady snížena na 3,90 Kč/km), jednak náhrada za spotřebované PHM. Podle údajů z velkého TP si vypočítáte průměrnou spotřebu vašeho vozidla (obyčejný aritmetický průměr ze všech uvedených hodnot), vynásobíte počtem ujetých km a vydělíte stem (v TP je uvedena spotřeba PHM na 100 km) a tím zjistíte, kolik litrů PHM mohlo vaše auto sežrat pro účely podnikání. Spotřebované PHM vynásobíte cenou - a tady máte na vybranou:
a) buď prokazujete skutečnou cenu, za kterou jste benzín nakupovala, a v tom případě musíte schovávat účty
b) nebo použijete průměrnou cenu, kterou vyhlašuje Ministerstvo práce a sociálních věcí pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům (to není omyl, říká to novela zákona o daních z příjmů).