Zaměstnanci poskytujete náhrady výdajů, které souvisejí s výkonem jeho práce, podle ZÁKONÍKU PRÁCE. Pokud ZP stanoví, že při použití NA, autobusu, nebo traktoru zaměstnanci přísluší základní sazba náhrady nejméně ve výši dvojnásobku sazby pro osobní vozidlo, tak mu zkrátka ten dvojnásobek musíte vyplatit. Vyplacené náhrady vykážete jako daňový výdaj podle § 24/2/zh) ZDP (=náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem. Tím zvláštním předpisem se myslí zákoník práce).
Vy sám si uplatňujete výdaje na své pracovní cesty podle ZÁKONA O DANÍCH Z PŘÍJMŮ, konkrétně podle § 24/2/k) ZDP. Zákon o daních z příjmů vám říká, že při použití vlastního NA nebo autobusu použijete sazbu základní náhrady, kterou byste vyplatil zaměstnanci za OSOBNÍ vozidlo, takže u vás bude daňově uznatelným výdajem jen 3,90 Kč. Pokud byste použil vlastní traktor, parník, nebo tryskáč, tak si neuplatníte žádnou základní sazbu náhrady. Na rozdíl od zaměstnance ale máte možnost vložit dopravní prostředek do obchodního majetku a uplatňovat si prokázané výdaje, případně i odpisy hmotného majetku.