Máte pravdu, je zbytečné evidovat paragony v daňové evidenci, stejně nemohou být daňově účinným výdajem. Vyjadřují výdaje v prokázané výši, které vy ale nemůžete uplatňovat, neboť ve vašem případě jde o vypůjčené vozidlo (výdaje v prokázané výši je možné uplatnit pouze u vozidla v OM, nebo v nájmu), můžete proto uplatnit pouze NÁHRADU výdajů za spotřebované PHM. Pro výpočet náhrady za spotřebované PHM lze využít průměrné ceny, vyhlašované MF ČR, nebo vypočítávat náhradu ze skutečné ceny, kterou prokazujete doklady o nákupu PHM. Můžete tedy postupovat dvěma způsoby:
1. vést evidenci pracovních jízd minimálně v rozsahu: datum, cíl, důvod cesty a ujeté kilometry (na konci roku doplnit do evidence údaje o typu vozidla, reg.značce, průměrné spotřebě, vypočítané aritmetickým průměrem z údajů v TP, stavu počítadla km na začátku a konci zdaňovacího období). Sečíst ujeté kilometry za celý rok a pak přes průměrnou spotřebu vypočítat, kolik litrů PHM jste spotřebovali (např.za rok ujeto 10 000 km, průměrná spotřeba vozidla podle TP činí 5,53 litrů na 100 km, spotřebovali jste 553 litrů pohonné hmoty). Až Ministerstvo financí vyhlásí průměrné ceny PHM za předchozí rok, tak jenom vynásobíte litry vyhlášenou cenou a máte vypočítanou náhradu, kterou zapíšete jedním řádkem do daňové evidence. Doklady o nákupu PHM nebudete potřebovat. Při evidenci pracovních jízd doporučuji věnovat zvláštní péči zdůvodnění cesty, aby bylo zřejmé, že souvisela se zdaňovanými příjmy.
2. výše uvedenou evidenci rozšířit o údaje o nákupu, ceně nakupované PHM a výpočet náhrady ke každé cestě podle doložené ceny. Paragony od čerpadel nemusíte ani při tomto postupu evidovat v daňové evidenci, stačí přiložit ke knize jízd. Upozorňuji, že většina pumpařů v Praze tiskne doklady na fotopapír (tisk je levnější), ze kterých tisk rychle mizí, takže je třeba všechny doklady zavčasu zkopírovat.
Při stanovení počtu ujetých km po Praze by vám mohly pomoci Mapy.cz na Seznamu:
http://www.mapy.cz/#st=s@sss=1@ssq=Praha@@ (používám plánovač trasy), tady si můžete vyhledat a vyzkoušet i jiné plánovače.
http://www.planovac-tras.cz/K druhému dotazu: měli byste si dát do smlouvy o výpůjčce ustanovení o způsobu financování běžných nákladů souvisejících s provozem vozidla. Tyto výdaje zpravidla nese vypůjčitel (syn) a jednalo by se u něho o daňově účinný výdaj. Výměna stěračů, žárovek, výměna olejů, kapalin do ostřikovačů a například mytí auta jsou běžnou údržbou - obvyklými náklady na zachování věci, které hradí vypůjčitel. Pokud bude smluvní ujednání o tom, že náklady na výměnu pneumatik nese vypůjčitel, tak bych je uplatnila ve výdajích. Kromě jiného je povinen chránit vypůjčenou věc před poškozením, zničením či ztrátou, takže by si mohl uplatnit i pronájem garáže, nebo parkovacího místa na hlídaném parkovišti.